Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tiedonhallintayksikön on tiedonhallintalain pykälän 28 mukaisesti ja julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Valtakunnallisen lääketieteellisen tutkimuseettisen toimikunnan (Tukija) ja sen yhteydessä toimivan lääketieteellisen tutkimuksen eettisen arvioinnin muutoksenhakujaosto (jäljempänä muutoksenhakujaosto) asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan Tukijan ja muutoksenhakujaoston tietovaranto. Tietovarannolla tarkoitetaan tiedonhallintalaissa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarannot voivat sisältää salassa pidettäviä tietoja. Lähtökohtaisesti tämä voi koskea kaikkia tietovarantoja. Salassa pidettäviä tietoja ei tiedonhallintalain mukaan sisällytetä asiakirjajulkisuuskuvaukseen.
Tukijan asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Tukijan asiarekisteri on tiedonhallintalain mukainen looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Tukijan asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. 

Tukijassa palvelujen tiedonhallinta toteutetaan asiarekisteriin kuuluvilla tietojärjestelmillä. Kun palvelujen tiedonhallinta sisältää asiankäsittelyä, niissä syntyvät asiakirjat säilytetään asianhallintajärjestelmässä tai arkistossa.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, jos tietoaineisto on saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita rajapinnasta, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Tukijan ja Muutoksenhakujaoston asianhallinnan tietovarannot

Tiedot tietovarannossa

• tietoja kliinisistä lääketutkimuksista ja muista lääketieteellisistä tutkimuksista
• tutkimuksen tai oikaisupyynnön vireilletulo Tukijan tai muutoksenhakujaoston käsittelyyn tutkimuskooditasolla
• vireillepanijan nimi tai yritys

Tiedot biopankin perustamiseen liittyvistä suunnitelmista:

• biopankin nimi
• biopankin perustamiseen liittyvät lausuntopyynnöt ja biopankkia koskevat merkittävät muutokset
• lausuntopyynnön vireillepanija

Tiedot Tukijan hallinnosta:

• Tukijan ja muutoksenhakujaoston kokousten pöytäkirjat

Tietojen käyttötarkoitus

Tukijan ja muutoksenhakujaoston asiankäsittelyssä syntyvien tietojen tietovarantona metatietoineen toimii asianhallintajärjestelmät Sampo ja CTIS. Asianhallinnan keskeinen tehtävä on tuottaa asioiden ja asiakirjojen hallintaan ja elinkaaren eri vaiheisiin liittyvät palvelut, joiden avulla voidaan tukea sähköisiä toimintaprosesseja ja sähköistä asiakirjojen käsittelyä Tukijan ja muutoksenhakujaoston tehtävien osalta. Näitä ovat muun muassa lausuntojen antaminen kliinisistä lääketutkimuksista, biopankkihakemuksista kielteisten lausuntojen oikaisuvaatimuksista sekä toimiminen lääketieteellisten tutkimuseettisten kysymysten asiantuntijana.